Veranstaltungsplanung

Ein Spielefest, ein Kinonachmittag oder eine Übernachtung im Pfarrheim – solche Aktionen machen Spaß, bringen Leben in die Jungschar und bleiben in Erinnerung. Damit alles gut klappt, braucht es eine gute Vorbereitung. Hier haben wir für dich einen Überblick zusammengestellt, woran du bei der Planung denken solltest und wir haben dir eine Checkliste vorbereitet, die du für dich adaptieren kannst.

1. Idee & Ziel

Überleg dir zuerst gemeinsam im Team: Was wollen wir machen – und warum?
Soll das Fest Kinder aus der Pfarre ansprechen? Eher eine Aktion für „unsere“ Jungschargruppe sein? Oder eine Gelegenheit, neue Kinder kennenzulernen?

2. Team & Aufgabenverteilung

Niemand muss alles allein machen. Sammelt gemeinsam Ideen, plant in einem Vorbereitungstreffen und teilt die Aufgaben fair auf: Wer kümmert sich um Material? Wer reserviert den Raum? Wer macht Werbung?

3. Ort & Zeit

Frühzeitig Raum oder Gelände reservieren – drinnen wie draußen!
Denk an eine Schlechtwetteralternative oder überlegt: Was tun wir, wenn es regnet? Auch eine Stromquelle, WC-Zugang und genug Platz sind wichtig.

4. Material & Ablauf

Was braucht ihr für die einzelnen Stationen oder Programmpunkte?
Plant grob einen Ablauf – mit Aufbau, Startzeit, Pausen, Ende. Überlegt auch: Wer übernimmt was am Tag selbst?

5. Sicherheit & Verantwortung

Je nach Aktion: Müssen Aufsichtspflichten geklärt werden? Gibt’s genug helfende Hände? Ist Erste Hilfe greifbar? Wer ist Ansprechperson für Eltern?

6. Werbung & Einladung

Kinder und Eltern müssen wissen, dass etwas stattfindet.
Hängt Plakate in der Kirche oder im Ort auf, schickt eine Einladung über die Pfarre, fragt, ob’s im Pfarrblatt Platz gibt. Auch Mundpropaganda wirkt Wunder!

7. Fotoerlaubnis

Wenn ihr Fotos machen wollt, denkt an das Thema Bildrechte:
Holt eine Einverständniserklärung der Eltern ein, wenn die Bilder veröffentlicht werden sollen – z. B. auf der Pfarrhomepage oder in einem Rückblick.

8. Nachbereitung

Was hat gut funktioniert, was weniger?
Ein kurzes Feedback im Team hilft für die nächste Aktion.
Und nicht vergessen: Danke sagen!
An Helfer*innen, ans Pfarrbüro, an die Kinder – oder mit einem kleinen Rückblick an alle, die mitgemacht haben.

Tipp: Schreibt euch gleich bei der Vorbereitung mit, was ihr fürs nächste Mal anders oder gleich machen wollt – das spart Zeit und Nerven!

Checkliste Veranstaltungsplanung

Vor der Veranstaltung:

• Ziel & Zielgruppe festlegen
• Termin und Ort fixieren (inkl. Schlechtwetter-Alternative)
• Räume/Gelände reservieren
• Team gefunden & Aufgaben verteilen
• Ablauf grob planen (inkl. Auf-/Abbau)
• Materialien und Spiele organisieren
• Verpflegung überlegen
• Werbung vorbereiten und in Umlauf bringen (Plakate, Einladungen, Pfarrblatt etc.)
• Anmeldung der Kinder/Fotoerlaubnis der Eltern einholen (wenn nötig)
• Kinder und Eltern informieren (Packliste, Uhrzeiten,…)
• Aufsichtspflicht klären
• Erste-Hilfe-Set vorhanden? Notfallnummern bereit?

Am Tag der Veranstaltung:

• Aufbau rechtzeitig starten
• Begrüßung & Ablauf sind klar geplant und als Aufgaben verteilt
• Pausen & Verpflegung einplanen
• Stimmung, Sicherheit und Bedürfnisse der Kinder im Blick behalten

Nach der Veranstaltung:

• Aufräumen und Material verstauen
• Dank an Helfer*innen und Unterstützer*innen
• Kurz Rückblick im Team (Was war gut? Was verbessern?)
• Optional: Fotos & Rückblick teilen (mit Zustimmung)